Perencanaan SDM sebagai proses pengambilan keputusan

BAB VI

PERENCANAAN SDM SEBAGAI PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Perencanaan SDM adalah sebuah keputusan tentang masa depan sebuah perusahaan yang berisi prediksi jumlah dan kualitas SDM yang dibutuhkannya dalam mengoperasionalkan perencanaan bisnisnya. Prediksi tersebu berarti menetapkan keputusan tentang SDM yang akan dipekerjakan untuk melaksanakan program bisnis, yang sangat besar pengaruhnya pada kesuksesan atau kegagalan sebuah organisasi atau perusahaan mempertahankan dan mengembangkan eksistensinya, sebagai tujuan ideal yang hendak dicapai.

A.    TEORI DASAR PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Perencanaan SDM adalah sebuah keputusan yang ditetapkan melalui sebuah proses, yang lankah-langkahnya harus dilaksanakan secara sistematik dan tertib. Dalam hubungan dengan perencanaan SDM berarti Departemen SDM harus melakukan koordinasi dengan, dan menghimpun masukan serta mempergunakan data/informasi dari departemen lainnya yang bersifat eksplenatif, terutama mengenai kondisi SDM pada unit kerja/departemen masing-masing dan mengenai SDM baru yang diperlukanya.

Dengan memperhatikan tujuan perencanaan SDM berarti keputusan yang ditetapkan mencakup dua aspek, berupa (1) keputusan mengenai jumlah (kuantitas) yang bersifat prediktif, dan (2) keputusan kualifikasi (kualitas) yang bersifat control/pengendalian SDM sesuai dengan yang dibutuhkan dengan memiliki kemampuan mewujudkan kondisi organisasi/perusahaan seperti yang diinginkan dimasa depan.

Dalam pelaksanaan keputusan yang telah ditetapkan, kerap kali juga diperlukan pembuatan berbagai kebijaksanaan, yang bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas usaha mendapatkan dan mempertahankan SDM yang dipekerjakan dilingkungan sebuah organisasi/perusahaan.

           

                                                                                                                       

	Alternative keputusan

 

                                                                                                                                         

 

Analisis data kuantitatif dan informasi kualitatif

Data operasional

                                    Umpan balik/masukan baru

                                                                                                                                         

 

System informasi SDM dan system informasi manajemen (SIM)

Penjaringan, pengumpulan, penelitian dan pengembangan data dan informasi

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       

Gambar No.7 Teori Dasar Pengambilan Keputusan Untuk Perencanaan SDM

           

Dari diagram diatas terlihat bahwa pembuatan keputusan merupakan suatu proses atau rangkaian kegiatan yang terdiri dari beberapa langkah, termasuk juga dalam pembuatan keputusan yang disebut perencanaan SDM. Langkah awal kegiatan dilingkungan organisasi/perusahaan hanya dapat dimulai setelah ditetapkan pembagian dan pembidangan kerja didalam rencana operasional bisnis, untuk mengimplementasikan rencana strategiknya.

Langkah berikutnya adalah menghimpun informasi tentang SDM pada setiap unit kerja untuk mewujudkan system informassi SDM sebagai pelengkap System Informasi Manajemen (SIM). Kegiatan dapat dibentuk pejaringan, pengumpulan, penelitian dan pengembangan data/informasi SDM termasuk hasil audit SDM dan Analisis Beban Kerja atau Evaluasi Pekerjaan (Job Analisis atau Job evaluation), langkah selanjutnya dilakukan dalam bentuk analisis data, baik secara kuantitatif maupun kualitatif yang akan menghasilkan alternative keputusan, berupa beberapa prediksi permintaan (demand) SDM dimasa datang untuk dipilih salah satu diantaranya. Kemudian menyampaikan alternative keputusan untuk dipilih salah satu menjadi keputusan Perencanaan SDM oleh Top Manajer. Langkah terakhir adalah memerintahkan pelaksanaan keputusan tersebut secara operasional, antara lain dengan melakukan kegiatan rekrutmen dan seleksi. Dalam operasionalisasi keputusan tersebut, disamping akan memperoleh hasil sebagaimana diharapkan, juga diperoleh berbagai informasi dan data baru. Sebagian data/informasi itu sebagian menjadi umpan balik, apabila operasional keputusan menghadapi berbagai kendala. Umpan balik selesai dianalisis dipergunakan untuk memperbaiki keputusan dan kegiatan operasionalnya.

Berdasarkan data/informasi berupa data/informasi kuantitatif dan data/informasi kualitatif, maka dalam membuat alternatif keputusan mengenai predeksi permintaan (Damand) SDM sebagai Perencanaan SDM dapat terjadi tiga tingkat keakuratan sebagai spektrum dalam proses pembuatan keputusan. Spektrum tingkat keakuratan tingkat keputusan terdiri dari :

1.   Keakuratan Tinggi (Certainity)

              Pengambilan keputusan ini dilakukan dengan mempergunakan data kuantitatif yang cukup dan lengkap dengan analisis mempergunakan perhitungan statistik yang relevan. Spektrum keputusan ini terbatas pada prediksi untuk membuat Perencanaan SDM dari segi jumlahnya dan tidak dapat di pergunakan untuk menetapkan kualifikasi SDM  yang dibutuhkan. Oleh karna pembuatan keputusan ini dilakukan dangen mempergunakan perhitungan statistik, maka hasil yang diperoleh hanya satu keputusan yang sudah diketahui konsekuensunya sebelum keputusan dilaksanakan. Alternatif yang harus di pilih adalah melaksanakan atau tidak melaksanakan keputusan tentang jumlah SDM yang di butuhkan di masa depan sebagai Perencanaan SDM kuantitatif.

2.   Keputusan Beresiko (Risk)

                Keputusan ini merupakan hasil analisis data/informasi kuantitatif yang tidak lengkap, kemudian dilengkapi dengan informasi kualitatif, sehingga penggunaan statistik menjadi bersifat terbatas. Informasi kualitatif untuk mendukung hasil analisis statistik yang terbatas itu antara lain dapat di peroleh dari pengalaman, pendapat, keyakinan, intusi, dan lain-lain dari para perencana termasuk para menejer yang ikut serta dalam melakukan Perencanaan SDM. Analisis data/informasi kualitatif sebagai penunjang cenderung menghasilkan beberapa alternatif (lebih dari satu) alternatif keputusan.

3.   Tidak Akurat (Uncertainity)

                 Pengambilan keputusan ini dilakukan dengan menggunakan informasi kualitatif karna tidak tersedia data kuantitatif yang akurat. Presosesnya dilakukan melalui analisis berpikir rasional dalam mempertimbangkan pendapat, pengalaman, saran, intuisi, dan lain-lain dari para perencana termasuk para menejer yang ikut serta dalam membuat Perencanaan SDM. Analisis dilakukan tanpa perhitungan statistik karena data kuantitatif tidak tersedia atau sangat sedikit yang dimiliki didalam sistem informasi SDM organisasi/perusahaan.

B. IMPLEMENTASI TEORI DASAR PENGAMBILAN KEPUTUSAN DALAM PERENCANAAN SDM

                Perencanaan SDM sebagai kegiatan pengambilan keputusan, tidak dapat dipisahkan dari spektrum keputusan dengan karakteristik. Untuk itu Perencanaan SDM perlu menetapkan secara jelas karakteristik masalahnya dan mengidentifikasi data/informasi SDM yang dapat digunakan untuk melakukan analisis dalam prediksi kebutuhan SDM dan variabel-variabel lain yang mempengaruhinya. Untuk itu sebelum menetengahkan tentang identifikasi variabel dan dat/informasi yang dapat di pergunakan dalam Perencanaan SDM.

                Berdasarkan spektrum pengambilan keputusan berupa peran-peran SDM dan dengan mengacu pada karakteristik masalahnya yang menyangkut dengan prediksi jumlah dan penentuan kualifikasi SDM sesuai pekerjaan/jabatan kosong yang akan di isi, maka perlu melakukan kegiatan yang mendahuluinya sebagai berikut :

A.  Untuk memprediksi jumlah SDM yang dibutuhkan perlu dilakukan pancatatan dan   penyimpanan data secara tertib dan sistematis dalam Sistem Informasi SDM sejak awal organisasi/perusahaan didirikan.

B.   Data/informasi Perencanaan SDM dapat dikelompokan menjadi dua kelompok besar yang terdiri dari data kuantitatif  dan informasi kualitatif. Oleh karna itu pada dasarnya pengambilan keputusan berupa Perencanaan SDM  hanya dapat dilakukan dengan analisis kuantitatif apabila data kuantitatif tersedia lengkap, dan analisis kualitatif apabila data kuantitatif tidak tersedia. 

C.   Analisis kuantitatif digunakan untuk memprediksi jumlah SDM yang di perlukan di masa depan, sedangkan analisis kualitatif digunakan dalam menetapkan kualifikasi atau syarat-syarat yang harus dipenuhi calon pekerja untuk mengisi pekerjaan/ jabatan kosong. Baik dari sumber internal maupun sumber eksternal sebuah organisasi/perusahaan.

C.   PEMBUATAN KEBIJAKSANAAN DALAM PERENCANAAN SDM

              Dalam pengambilan keputusan sering terjadi keharusan mempertimbangkan berbagai faktor diluar variabel atau hasil analisis data/informasi yang di pergunakan untuk memprediksi, baik prediksi kebutuhan SDM secara kuantitatif maupun kualitatif. Faktor-faktor itu tidak dapat di hindari dan harus dilakukan pembuatan kebijaksanaan dengan maksud untuk memperbaiki, merubah atau menyempurnakan keputusan sebelum dilaksanakan. Diantaranya bahkan dapat terjadi kebijaksanaan dilakukan sebelum keputusan dilaksanakan, sehingga ikut mewarnai keputusan yang di ambil.

             Dari uraian singkat diatas berarti kebijaksanaan atau kebijakan pada dasarnya adalah sebuah keputusan yang bersifat pemecahan masalah yang timbul setelah keputusan dilaksanakan. Kebijaksanaan atau kebijakan seperti itu bermaksud untuk memperbaiki, merubah, atau menyempurnakan sebuah keputusan, kebiasaan, rutinitas, atiran yang berlaku, dan lain-lain, karena suatu kondisi tertentu yang tidak dapat diperkirakan sebelumnya. Selain itu kebijakan dapat berbentuk penetapan keputusan.

              Kebijaksanaan bersifat insidental, berlaku terbats sebagai kasus dan mudah berubah sesuai kondisi pada waktu dan tempat tertentu, dalam arti tidak berlaku umum dalam jangka waktu yang cukup lama. Apabila kebijaksanaan ini akan diberlakukan untuk jangka waktu lama dan luas/umum, harus diupayakan untuk diangkat menjadi keputusan.kebijaksanaan yang merubah suatu keputusan yang seharusnya tidak terlihat sebagai kebijaksanaan, tetapi tetap sebagai keputusan yang diberlakukan secara luas dan cenderung berlaku permanen.

              Kebijaksanaan dimulai dari adanya masalah terutama dalam melaksanakan sesuatu  keputusan atau rutinitas, termasuk juga dalam melaksannakan perencanaan SDM sebagai keputusan. Masalah tersebut harus diagnosis atau diidentifikasi secar cermat. Dalam mendiagnosiskan masalah perlu dilakukan pengembangan berbagai masukan dalam bentuk menghimpun pendapat, kreativitas, idea atau gagasan, dan inisiatif tentang kemungkinan penyelesaiannya dari berbagai pihak yang terkait dengan masalah yang dihadapi organisasi/perusahaan, khususnya dalam kegiatan melaksanakan Perencanaan SDM. Di samping itu perlu di pelajari juga peraturan keputusan lain yang terkait, karena pembuatan kebijakan yang terbaik bukan untuk menyalahgunakan atau menyelewengkan peraturan yang terkait dengan masalah yang akan di buat kebijaksanaannya. Diagnose masalah berdasarkan masukan pendapat, kreativitas, dan inisiatif mengenai peraturan tang berlaku, pada dasarnya merupakan analisis kualitatif. Analisis untuk pembuatan kebijaksanaan dapat juga bersifat kuantitatif, jika ternyata pada waktu pembuatan keputusan atau peraturan sebelumnya data yang digunakan keliru atau analisis statistiknya tidak relevan. Kekeliruan itu biasa tidak disengaja atau disebabkan Sistem Informasi SDM di lingkungan suatu organisasi/perusahaan masih buruk, yang mengakibatkan keputusan tidak dapat diimplikasikan sehingga di perlukan pembuatan kebijaksanaan.

             Analisis atau diagnose masalah yanh dilakukan cenderung akan menghasilkan beberapa alternatif pemecahan masalah yang harus di evaluali dengan mempertimbangkan kebaikan atau manfaatnya dan keburukan atau mudaratnya, jika dilaksanakan. Dari hasil evaluasi harus harus diperoleh satu diantara alternatif terbaik untuk dijadikan kebijaksanaan yang pada dasarnya menjadi keputusan baru meskipun dilakukan secara terbatas atau khusus.

Analisis yang dipilih sebagai kebijaksanaan tersebut kemudian diperintahkan untuk dioperasiakan, seharusnya hanya untuk satu kali dan tidak di ulang. Oleh karna itu apabila kebijaksanaan yang semula hanya untuk menyelesaikan suatu kasus, namun ternyata setelah dilaksanakan berulang kali menunjukan keberhasilan, maka sebaiknya ditetapkan menjadi keputusan. Pembuatan kebijakan sangat banyak kemungkinannya untuk dilakukan dalam melaksanakan operasional bisnis, karena berhadapan dengan lingkungan bisnis yang mudah berubah. Perencaan sebagai keputusan yang penting dilingkungan sebuah organisasi adalah Perencanaan Strategi dan Perencanaan Operasional.

             Uaraian-uraian di atas menunjukan bahwa dalam pengambilan keputusan termasuk dalam Perencanaan SDM, terdapat sejumlah faktor yang mempengaruhinya. Pengaruh itu antara lain berbentuk perubahan, perbaikan, penyempurnaan atau pergantian keputusan, baik secara keseluruhan maupun sebagian keputusan 

D.   FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI PENGAMBILAN KEPUTUSAN DALAM PERENCANAAN

Adapun tujuh faktor yang berpengaruh pada pengambilan keputusan dan pembuatan kebijaksanaan :

1. Nilai-nilai

2. Kondisi yang menekan

3. Institus/peraturan

4. Kepribadian atau inteligensi

5. Kualitas informasi atau data

6. Pertimbangan politik

7. Tingkat kepastian

Faktor-faktor yang berpengaruh itu dapat bersumber dari dalam diri dan dari luar pengambil keputusan/pembuat kebijaksanaan yang kerap kali sangat dominan. Dengan kata lain ketujuh faktor seperti yang telah dikemukakan diatas tidak sama kekuatanya yang satu dengan yang lain, dalam mempengaruhi pengambilan keputusan atau pembuat keputusan atau pembuat kebijaksanaan. Oeleh karena itu kerap kali ditemui satu atau lebih faktor diantara faktor-faktor tersebutyang berpengaruh sangat dominan, sedang faktor-faktor yang lain kurang dominan. Kondisi seperti itu tidak terkecuali dapat terjadi pada pelaksanaan pembuatan keputusan yang disebut perencanaan SDM. faktor-faktor tersebut adalah sbb :

1. Kondisi yang menekan

Faktor ini adalah sesuatu tekanan dari luar yang tidak dapat diletakan atau dihindari oleh pengambil keputusan/pembuat kebijaksanaan, yang mengharuskannya mengambil keputusan/membuat kebijaksanaan yang berbeda dari keputusan yang semula yang akan ditetapkannya. Contoh adalah kondidi pasar tenaga kerja yang mengharuskan keputusan kualifikasi SDM yang dibutuhkan diturunkan, karena tidak ada calon yang memenuhi persyaratan.

2. Institusi/peraturan

Pengambilan keputusan atau pembuatan kebijaksanaan dibatasi oleh bidang operasional organisasi atau perusahaan sebagai institusi yang terikat pada bidang bisnis masing-masing. Misalnya perusahaan dibidang jasa perhotelan harus membuat keputusan atau kebijaksanaan tentang kualifikasi SDM dalam perencanaan SDM yang tidak sama dengan perusahaan farmasi. Demkian juga peraturan dari dalam ataupun dari luar organisasi/perusahaan. Misalnya peraturan pengupahan dan pembiayaan (cost) SDM yang disediakan organisasi atau perusahaan untuk upah, sehingga membatasi jumlah SDM yang diputuskan didalam perencanaan SDM.

3. Kepribadian dan Inteligensi

Pengaruh ini bersumber dari dalam diri pengambil keputusan/pembuat kebijaksanaan berupa faktor kepribadian dan inteligensi, yang tidak dapat direkayasa/dirubah. Diantaranya berupa sifat-sifat, sikap, cara berfikir sebagai cerminan kepribadian tenaga perencaan dapat mempengaruhi keputusan dan kebijaksanaan dalam membuat perencanaan SDM. Misalnya sifat atau kepribadian introver, cenderung tidak menyenangi masukan dari orang lain seperti manager bidang atau departemen, sehingga dalam merumuskan kualifikasi akan sangat terbatas, berbeda dengan yang bersifat/berkepribadian ekstrover yang terbuka dengan orang lain. Demikian juga dengan yang ceroboh dan tidak teliti, akan berbeda dengan yang cernat dan teliti dalam memprediksi jumlah SDM yang dibutuhkan.

4. Kualitas data atau informasi

Faktor ini sebenarnya sudah banyak dibahas dalam uraian-uraian terdahulu, khususnya dalam tingkat keakuratan (certainity) dalam spektrum pengambilan keputusan. Untuk itu uraian berikut ini bermaksud untuk menjelaskan pengaruhnya terhadap pengambilan keputusan termasuk uga dalam perencanaan SDM. Dengan kata lain perlu ditekankan kembali bahwa pengambilan keputusan yang akurat tergantung pada kecukupan dan kelengkapan (kuantitatif) dan ketepatan atau relevansi data (kualitatif) yang dipergunakan. 

5. Tingkat kepastian (certainity)

Pengambilan keputusan pada perencanaan SDM sangat dipengaruhi oleh cara/teknik yang ditempuh yang terdiri dari :

a. Prediksi kebutuhan (Demand) SDM dilingkungan sebuah organisasi/perusahaan dengan menggunakan analisis statistik karena tersedia data kuantitatif secara lengkap yang setelah dianalisis akan mengahasilkan keputusan dengan tingkat kepastian/keakuratan (certainity) tinggi.

b. Prediksi kebutuhan (Demand) SDM dilingkungan sebuah organisasi/perusahaan dengan mempergunakan data kuantitatif yang tida lengkap dan ditunjang informasi kualitatif, yang menghasilkan keputusan dengan memiliki resiko (risk)

c. Prediksi kebutuhan (Demand) SDM dilingkungan sebuah organisasi/perusahaan dengan mempergunakan seluruhnya informasi kualitatif, yang menghasilkan keputasan dengan tingkat kepastian rendah (uncertainity), sehingga cenderung bersifat spekulatif

6. Perkembangan politik

Kondisi politik nasional (dalam negeri) dan internasional (global), sangat besar pengaruhnya pada pertumbuhan ekonomi negara dimana sebuah organisasi/perusahaan melaksanakan operasional bisnis. Pertumbuhan ekonomi stabil karena kondisi politik stabil merupakan kondisi yang mampu memberikan dukungan pada stabilitas eksistensi dan bahkan pengembangan organisasi/perusahaan.dalam kondisi seperti itu berarti perencanaan SDM harus mampu memprediksi kebutuhan (Demand) SDM yang dibutuhkan dimasa depan. Sebaliknya pertumbuhan ekonomi yang negatif (buruk) karena kondisi politik yang tidak stabil, akan mempersulit dalam mempertahankan dan mengembangkan eksistensi organisasi atau perusahaan.

7. Nilai-nilai

Pengambilan keputusan atau pembuat kebijaksanaan dilingkungan sebuah organisasi/perusahaan adalah manusia sebagai makhluk normatif yang hidup di dalam dan dengan nilai-nilai, yang mengatur kehidupannya sebagai makhluk individu dan sosial. Dalam kodrat sebagai makhluk normatif itu manusia cenderung untuk hidup bersama didalam masyarakat, antara lain dengan membentuk organisasi atau perusahaan, sebagai wadah kehidupan bersama dalam kebersamaan. Oleh karena itulah setiap pengambilan keputusan/pembuat kebijaksanaan terikat paa nilai-nilai yang berlaku atau diterima, dihormati dan dijadikan pedoman dalam berpikir,bersikap dan berperilaku sebagai budaya organisasi atau perusahaaan masing-masing. Kondisi tersebut secara pasti sangat besar pengaruhnya dalam dalam membuat perencanaan SDM sebagai sebuah keputusan.

Dalam kenyataan disamping nilai-nilai tersebut diatas, masih terdapat dua nilai yang besar pengaruhnya dalam pengambilan kepusan dan pembuatan kebijksanaan, kedua nilai-nilai tersebut adalah:

a. Nilai-nilai mutlak

nilai-nilai ini bersumber dari agama (khusnya agama samawi), yang diberitahukan melaui firman-firman Tuhan YME,yang tidak berubah-ubah dan berlaku mutlak sejak diturunkan sampai akhir jaman. Nilai-nilai ini bukan bukan hasil ciptaan manusia dalam menjalani dan menjalankan hidup dan kehidupannya, namun dijadikan pedoman dalam berpikir, bersikap dan berperilaku, sehingga sangat besar pengaruhnya kepada para pengambil keputusan termasuk dalam membuat perencanaan SDM dilingkungan sebuah organisasi/perusahaan.

b. Nilai-nilai nisbi.

Nilai-nilai ini disebut juga nilai-nilai filsafat dan nilai-nilai sosial, yang diciptakan manusia dalam menjalani dan menjalanka hidup dan kehidupanya sebagai makhluk normatif, mkhluk individual dan makhluk sosial. Nilai-nilai tersebut terdapat dalam filsafat/pandangan hidup, kebiasanaan, adat istiadat, hukum atau nilai yuridis formal (perundang-undangan) dll, bahkan juga di dalam peraturan disiplin/tata tertib sebuah organisasi atau perusahaan.

Tujuan dan manfaat perencanaan SDM

BAB V

TUJUAN DAN MANFAAT PERENCANAAN SDM

           

Perencanaan SDM sebagai kegiatan prediksi bermaksud untuk memperkirakan permintaan (demand) SDM yang diperlukan agar dapat mewujudkan kegiatan bisnis yang terdapat dalam kegiatan RENSTRA, RENOP dan program bisnis tahunan dilingkungan sebuah organisasi atau perusahaan.

A.    TUJUAN PERENCANAAN SDM

1.      Tujuan Umum

Perencanaan dan program bisnis dilingkungan disetiap dan disemua organisasi atau perusahaan secara ideal bertujuan untuk mempertahaankan dan mengembangkan eksistensinya. Tujuan itu secara operasional dan kongkrit dibidang bisnis sebuah organisasi adalah untuk meraih laba kompotitif secara berkelanjutan, karena hanya dengan laba eksistensi organisasi atau perusahaan dapat dipertahankan dan dikembangkan.oleh karena itu berarti juga perencanaan SDM harus mampu menetapkan keputusan mengenai jumlah dan kualifikasi SDM yang memiliki kemampuan untuk mencapai tujuan organisasi/perusahaan.

2.      Tujuan Khusus

Oleh karena perencanaan SDM menyangkut prediksi kebutuhan SDM dimasa dating dilingkungan sebuah organisasi/perusahaan, maka tujuan khusnya terkait pula dengan waktu yang terdiri dari:

a.       Tujuan perencanaan SDM jangka pendek (perspektif tahunan) adalah menetapkan prediksi posisi atau jabatan dan pekerjaan yang kosong satu tahun  mendatang yang harus diisi, baik jumlah maupun kualifikasinya dilingkungan sebuah organisasi atau perusahaan.

b.      Tujuan perencanaan SDM jangka sedang/panjang adalah menetapkan prediksi permintaan (demand) SDM selama 2-3 tahun atau lebih (maksimal 5 tahun mendatang), agar perusahaan memiliki kemampuan mempertahaankan dan mengembangkan eksistensi kompetitif melalui kemampuan meraih laba secara berkelanjutan.

Kedua tujuan khusus perencanaan SDM tersebut diatas mengharuskan organisasi/perusahaan menetapkan prediksi jumlah dan kualifikasi SDM secara akurat, agar memperoleh SDM yang potensial sebagai SDM kompetitif dan berkualitas dalam bidang bisnis, yang tidak sama antara organisasi/perusahaan satu dengan yang lainnya.

B.     MANFAAT PERENCANAAN SDM

Sejalan dengan tujuan perencanaan SDM dilingkungan sebuah organisasi/perusahaan tersebut diatas, berarti terdapat beberapa manfaat perencanaan SDM yang dimaksud adalah sbb:

1.      Meningkatkan efektivitas dan efisiensi pendayagunaan SDM.

Pendayaguan SDM akan berlangsung efektif dan efisien karena perencanaan SDM harus dimulai dengan kegiatan pengaturan kembali atau penempatan ulang (restaffing/replacement) SDM yang dimiliki. Penempatan ulang yang dimaksudkan agar setiap dan dan semua SDM yang dimiliki bekerja pada jabatan atau pekerjaan yang sesuai dengan kemampuannya.

2.      Menyelaraskan aktifitas SDM berdasarkan potensinya masing-masing dengan tugas-tugas yang sasaranya berpengaruh pada peningkatan efisiensi dan efektifitas pencapaian tujuan organisasi atau perusahaan. Dengan kata lain setiap daan semua SDM berpeluang untuk berperilaku proaktif dalam bekerja, karena setiap tugas dan masalah yang berada dalam lingkup kemampuannya akan dapat diselesaikan secara baik  sebagai prestasi yang memberikan kepuasan dalam bekerja.

3.      Meningkatkan kecermatan dan penghematan pembiayaan (cost) dan tenaga dalam melaksanakan rekrutmen dan seleksi.

Rekrutmen dan seleksi untuk menindak lanjuti perencanaan SDM harus didahului dengan melaksanakan promosi dan pemindahan jabatan, mempensiunkan dan memberhentikan pekerja sesuai dengan alas an masing-masing. Dengan demikian pembiayaan (cost) dapat dihemat, karena melalui ketepatan penempatan ulang tidak akan terjadi penempatan yang keliru, sehingga tidak perlu menyediakan pembiayaan untuk mengangkat atau menambah SDM dari sumber eksternal, jika masih tersedia dari sumber internal yang memenuhi kualifikasi untuk mengisi kekosongan.

4.      Perencanaan SDM yang professional  mendorong usaha menciptakan dan menyempurnakan Sistem Informasi SDM agar selalu akurat setiap pakai untuk berbagai kegiatan Manajemen SDM lainya. Selanjutnya informasi dari perencanaaan SDM. Berikutnya informasi dari Sistem Informasi SDM yang terus menerus dikembangkan itu dapat dipergunakan untuk melengkapi Sistem Informasi Manajemen (SIM) organisasi atau perusahaan.

5.       Perencanaan SDM dapat meningkatkan koordinasi antar unit kerja atau departemen, yang akan berkelanjutan juga dalam melaksanakan kegiatan Manajemen SDM lainya, bahkan dapat dikembangkan dalam melaksanakan kegiatan bisnis yang memerlukan kerjasama.

C.     KEUNTUNGAN PERENCANAAN SDM

Disamping tujuan dan manfaat Perencanaan SDM seperti diuraikan diatas, terdapat pula beberapa keuntunganya, sbb:

1.      Mendorong perilaku proaktif dan terhindar dari perilaku reaktif dalam melaksanakan kegiatan Perencanaan SDM yang akan berdampak positif pada pelaksanaan kegiatan bisnis. Rekrutmen dan seleksi yang akan menghasilkan SDM yang potensial, dengan kemampuan yang dimilikinya akan bekerja secara efektif dan efisien, baik ssekarang maupun dimasa yang akan datang. Disamping itu SDM seperti itu akan memiliki motivasi kerja dan motivasi berprestasi tinggi dalam bekerja. Dengan kata lain SDM seperti itu yang bekerja secara proaktif akan mampu menggunakan pikirannya dan selalu bersikap dan berperilaku positif dalam mengembangkan wawasan bisnis melalui bidang kerjanya.

2.      Perencanaan SDM berfungsi untuk memantapkan tujuan organisasi atau perusahan.

Perencanaan SDM dalam menetapkan kualifikasi SDM akan menghadirkan sejumlah SDM yang memiliki know-how sejenis yang berkualitas tinggi dalam melaksanakan kegiatan bisnis. Kesamaan yang bersifat khusus itu dapat memantapkan organisasi atau perusahaan dalam memilih dan menetapkan bidang bissnis dan tujuan organisasi/perusahaan.

3.      Merangsang pemikiran kritis dalam menguji assumsi bisnis.

SDM potensial yang dihasilkan dari perencanaan SDM yang akurat akan selalu terangsang untuk bepikir kritis dalam menghadapi lingkungan bisnis yang mudah berubah, dengan menghasilkan berbagai asumsi bisnis baru secara operasional dan realistic, yang harus diuji dalam usaha pengembangan eeksisstensi organisasi/perusahaan. Dalam jangkaa waktu panjang SDM terseebut akan memiliki pengalaman yang akan mendukung kemampuan berpikir kritisnya, yang akan semakin meningkatkan kemampuannya dalam menguji berbagaai asumsi bisnis baru sesuai kondisi lingkungan yang terus berubah dan berkembang.

4.      Mendorong partisipasi tenaga professional dalam proses prediksi.

Perencanaan SDM dalam menetaapkan kualifikasi SDM produk lini, dapat dilakukan dengan tidak sekedar mempersyaratkan tingkat keterampilan dan keahlian yang dikuasai ssesuai dengan bidang kerjanya, tetapi persyaratan juga kemampuan bekerjasama dalam tim kerja. Dengan demikian setiap SDM produk lini akan mampu berpartisipasi secara aktif dalam memberikan kontribusi untuk mewujudkan tujuan organisasi/perusahaan karena selalu mampu mempartisipasikan SDM potensial secara aktif.

5.      Menjambatani jurang pemisah antar bisnis sekarang dengan visi bisnis dimasa depan.

Dari satu  sisi perencanaan SDM harus mengidentifikasi kualifikasi SDM yang dibutuhkan berdasarkan prediksi kondisi bisnis dimasa mendatang.

6.      Memantapkan alokasi SDM dan pilihan bisnis.keberhasilan atau kegagalaan sebuah organisasi atau perusahaan sangat tergantung pada SDM yang dipekerjakaan. Untuk itu melalui Perencanaan SDM harus ditetapkan kualifikasi SDM sesuai dengan pilihan bidang bisnis sebuah organisasi atau perusahaan dan dalam jumlah aatau aalokasi SDM yang sesuai dengan kebutuhan, untuk melaksanakan operasional bisnis secara efektif, efisien, produktif dan berkualitas. Sebaliknya pilihan bidang bisnis harus disesuaikan secara akurat dengan kemampuan (keterampilan dan keahlian) yang dimiliki SDM yang adaa atau yang dapat diadakan melalui perencanaan SDM oleh organisasi/perusahaan.

7.      Menciptakan suasana kebersamaan

Dalam menetapkan kualifikasi SDM untuk semua jenjang jaabatan dan semua jenis pekerjaan, perencanaan SDM dapat mempersyaratkan mengenai sikap, kematangan emosi, penguasaan nilai-nilai, dan sifat-sifat kepribadiaan yang positif untuk mewujudkan pergaulan yang harmonis dalam bekerja. Kehadiran pekerja baru, harus dapat diterima, dihargai dan dihormati oleh pekerja yang lain.

Berdasarkan uraian-uraian diatas berarti pelaksanaan perencanaan SDM professional harus dilakukan sebagai implementasi tiga tugas pokok perencanaan yang telah diuraikan pada uraian terdahulu, terdiri dari tugas eksplenatif, tugas prediksi dan tugas control. Dengan demikian berarti juga setiap kali organisasi atau perusahaan akan melaksanakan perencanaan SDM maka harus diikuti langkah-langkah sbb:

1.      Menghimpun dan mengolah data dan informasi SDM yang sudah dimiliki organisasi atau perusahaan untuk memperjelas kondisinya sekarang, baik dari segi jumlah (kuantitas) maupun kualifikasi (kualitasnya)

2.      Memprediksi kekurangan SDM dengan membandingkan SDM yang dimiliki dengan permintaan (demand) SDM untuk dapat melaksanakan operasional bisnis sekarang dan dimasa datang, baik jumlah (kuantitas) dan kualifikasinya (kualitas).

3.      Mengontrol kesesuaian SDM yang diprediksi berupa jumlah dan kualitasnya dengan perencanaan bisnis, agar tujuan strategic dan visi organisasi atau perusahaan dapat dicapai secara maksimal. Sebaliknya agar terhindar dari timbulnya masalah-masalah baru, yang dapat terjadi apabila hasil prediksi SDM secara kuantitatif dan kualitatif, tidak sesuai kebutuhan mewujudkan eksistensi perusahaan yang diinginkan dimasa depan.