BAB
VI
PERENCANAAN
SDM SEBAGAI PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Perencanaan
SDM adalah sebuah keputusan tentang masa depan sebuah perusahaan yang berisi
prediksi jumlah dan kualitas SDM yang dibutuhkannya dalam mengoperasionalkan
perencanaan bisnisnya. Prediksi tersebu berarti menetapkan keputusan tentang
SDM yang akan dipekerjakan untuk melaksanakan program bisnis, yang sangat besar
pengaruhnya pada kesuksesan atau kegagalan sebuah organisasi atau perusahaan
mempertahankan dan mengembangkan eksistensinya, sebagai tujuan ideal yang
hendak dicapai.
A.
TEORI
DASAR PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Perencanaan
SDM adalah sebuah keputusan yang ditetapkan melalui sebuah proses, yang
lankah-langkahnya harus dilaksanakan secara sistematik dan tertib. Dalam
hubungan dengan perencanaan SDM berarti Departemen SDM harus melakukan
koordinasi dengan, dan menghimpun masukan serta mempergunakan data/informasi
dari departemen lainnya yang bersifat eksplenatif, terutama mengenai kondisi
SDM pada unit kerja/departemen masing-masing dan mengenai SDM baru yang
diperlukanya.
Dengan
memperhatikan tujuan perencanaan SDM berarti keputusan yang ditetapkan mencakup
dua aspek, berupa (1) keputusan mengenai jumlah (kuantitas) yang bersifat
prediktif, dan (2) keputusan kualifikasi (kualitas) yang bersifat
control/pengendalian SDM sesuai dengan yang dibutuhkan dengan memiliki
kemampuan mewujudkan kondisi organisasi/perusahaan seperti yang diinginkan
dimasa depan.
Dalam
pelaksanaan keputusan yang telah ditetapkan, kerap kali juga diperlukan
pembuatan berbagai kebijaksanaan, yang bertujuan untuk meningkatkan efisiensi
dan efektivitas usaha mendapatkan dan mempertahankan SDM yang dipekerjakan
dilingkungan sebuah organisasi/perusahaan.
 |
|||||||||
 |
|||||||||
|
|||||||||
 |
|||||||||
 |
|||||||||
 |
|
|
 |
|
|
Gambar
No.7 Teori Dasar Pengambilan Keputusan Untuk Perencanaan
SDM
Dari
diagram diatas terlihat bahwa pembuatan keputusan merupakan suatu proses atau
rangkaian kegiatan yang terdiri dari beberapa langkah, termasuk juga dalam
pembuatan keputusan yang disebut perencanaan SDM. Langkah awal kegiatan
dilingkungan organisasi/perusahaan hanya dapat dimulai setelah ditetapkan
pembagian dan pembidangan kerja didalam rencana operasional bisnis, untuk
mengimplementasikan rencana strategiknya.
Langkah
berikutnya adalah menghimpun informasi tentang SDM pada setiap unit kerja untuk
mewujudkan system informassi SDM sebagai pelengkap System Informasi Manajemen
(SIM). Kegiatan dapat dibentuk pejaringan, pengumpulan, penelitian dan
pengembangan data/informasi SDM termasuk hasil audit SDM dan Analisis Beban
Kerja atau Evaluasi Pekerjaan (Job Analisis atau Job evaluation), langkah
selanjutnya dilakukan dalam bentuk analisis data, baik secara kuantitatif
maupun kualitatif yang akan menghasilkan alternative keputusan, berupa beberapa
prediksi permintaan (demand) SDM dimasa datang untuk dipilih salah satu diantaranya.
Kemudian menyampaikan alternative keputusan untuk dipilih salah satu menjadi
keputusan Perencanaan SDM oleh Top Manajer. Langkah terakhir adalah
memerintahkan pelaksanaan keputusan tersebut secara operasional, antara lain
dengan melakukan kegiatan rekrutmen dan seleksi. Dalam operasionalisasi
keputusan tersebut, disamping akan memperoleh hasil sebagaimana diharapkan,
juga diperoleh berbagai informasi dan data baru. Sebagian data/informasi itu
sebagian menjadi umpan balik, apabila operasional keputusan menghadapi berbagai
kendala. Umpan balik selesai dianalisis dipergunakan untuk memperbaiki
keputusan dan kegiatan operasionalnya.
Berdasarkan
data/informasi berupa data/informasi kuantitatif dan data/informasi kualitatif,
maka dalam membuat alternatif keputusan mengenai predeksi permintaan (Damand)
SDM sebagai Perencanaan SDM dapat terjadi tiga tingkat keakuratan sebagai
spektrum dalam proses pembuatan keputusan. Spektrum tingkat keakuratan tingkat
keputusan terdiri dari :
1. Keakuratan Tinggi (Certainity)
Pengambilan keputusan ini
dilakukan dengan mempergunakan data kuantitatif yang cukup dan lengkap dengan
analisis mempergunakan perhitungan statistik yang relevan. Spektrum keputusan
ini terbatas pada prediksi untuk membuat Perencanaan SDM dari segi jumlahnya
dan tidak dapat di pergunakan untuk menetapkan kualifikasi SDM yang dibutuhkan. Oleh karna pembuatan
keputusan ini dilakukan dangen mempergunakan perhitungan statistik, maka hasil
yang diperoleh hanya satu keputusan yang sudah diketahui konsekuensunya sebelum
keputusan dilaksanakan. Alternatif yang harus di pilih adalah melaksanakan atau
tidak melaksanakan keputusan tentang jumlah SDM yang di butuhkan di masa depan
sebagai Perencanaan SDM kuantitatif.
2. Keputusan Beresiko (Risk)
Keputusan ini merupakan hasil
analisis data/informasi kuantitatif yang tidak lengkap, kemudian dilengkapi
dengan informasi kualitatif, sehingga penggunaan statistik menjadi bersifat
terbatas. Informasi kualitatif untuk mendukung hasil analisis statistik yang
terbatas itu antara lain dapat di peroleh dari pengalaman, pendapat, keyakinan,
intusi, dan lain-lain dari para perencana termasuk para menejer yang ikut serta
dalam melakukan Perencanaan SDM. Analisis data/informasi kualitatif sebagai penunjang
cenderung menghasilkan beberapa alternatif (lebih dari satu) alternatif
keputusan.
3. Tidak Akurat (Uncertainity)
Pengambilan keputusan ini
dilakukan dengan menggunakan informasi kualitatif karna tidak tersedia data
kuantitatif yang akurat. Presosesnya dilakukan melalui analisis berpikir
rasional dalam mempertimbangkan pendapat, pengalaman, saran, intuisi, dan
lain-lain dari para perencana termasuk para menejer yang ikut serta dalam
membuat Perencanaan SDM. Analisis dilakukan tanpa perhitungan statistik karena
data kuantitatif tidak tersedia atau sangat sedikit yang dimiliki didalam
sistem informasi SDM organisasi/perusahaan.
B.
IMPLEMENTASI TEORI DASAR PENGAMBILAN KEPUTUSAN DALAM PERENCANAAN SDM
Perencanaan SDM sebagai
kegiatan pengambilan keputusan, tidak dapat dipisahkan dari spektrum keputusan
dengan karakteristik. Untuk itu Perencanaan SDM perlu menetapkan secara jelas
karakteristik masalahnya dan mengidentifikasi data/informasi SDM yang dapat
digunakan untuk melakukan analisis dalam prediksi kebutuhan SDM dan
variabel-variabel lain yang mempengaruhinya. Untuk itu sebelum menetengahkan
tentang identifikasi variabel dan dat/informasi yang dapat di pergunakan dalam
Perencanaan SDM.
Berdasarkan spektrum pengambilan
keputusan berupa peran-peran SDM dan dengan mengacu pada karakteristik
masalahnya yang menyangkut dengan prediksi jumlah dan penentuan kualifikasi SDM
sesuai pekerjaan/jabatan kosong yang akan di isi, maka perlu melakukan kegiatan
yang mendahuluinya sebagai berikut :
A. Untuk memprediksi jumlah SDM yang dibutuhkan
perlu dilakukan pancatatan dan
penyimpanan data secara tertib dan sistematis dalam Sistem Informasi SDM
sejak awal organisasi/perusahaan didirikan.
B. Data/informasi Perencanaan SDM dapat
dikelompokan menjadi dua kelompok besar yang terdiri dari data kuantitatif dan informasi kualitatif. Oleh karna itu pada
dasarnya pengambilan keputusan berupa Perencanaan SDM hanya dapat dilakukan dengan analisis
kuantitatif apabila data kuantitatif tersedia lengkap, dan analisis kualitatif
apabila data kuantitatif tidak tersedia.
C. Analisis kuantitatif digunakan untuk
memprediksi jumlah SDM yang di perlukan di masa depan, sedangkan analisis
kualitatif digunakan dalam menetapkan kualifikasi atau syarat-syarat yang harus
dipenuhi calon pekerja untuk mengisi pekerjaan/ jabatan kosong. Baik dari
sumber internal maupun sumber eksternal sebuah organisasi/perusahaan.
C. PEMBUATAN KEBIJAKSANAAN DALAM PERENCANAAN
SDM
Dalam
pengambilan keputusan sering terjadi keharusan mempertimbangkan berbagai faktor
diluar variabel atau hasil analisis data/informasi yang di pergunakan untuk
memprediksi, baik prediksi kebutuhan SDM secara kuantitatif maupun kualitatif.
Faktor-faktor itu tidak dapat di hindari dan harus dilakukan pembuatan
kebijaksanaan dengan maksud untuk memperbaiki, merubah atau menyempurnakan
keputusan sebelum dilaksanakan. Diantaranya bahkan dapat terjadi kebijaksanaan
dilakukan sebelum keputusan dilaksanakan, sehingga ikut mewarnai keputusan yang
di ambil.
Dari uraian singkat diatas berarti
kebijaksanaan atau kebijakan pada dasarnya adalah sebuah keputusan yang
bersifat pemecahan masalah yang timbul setelah keputusan dilaksanakan.
Kebijaksanaan atau kebijakan seperti itu bermaksud untuk memperbaiki, merubah,
atau menyempurnakan sebuah keputusan, kebiasaan, rutinitas, atiran yang
berlaku, dan lain-lain, karena suatu kondisi tertentu yang tidak dapat
diperkirakan sebelumnya. Selain itu kebijakan dapat berbentuk penetapan keputusan.
Kebijaksanaan bersifat
insidental, berlaku terbats sebagai kasus dan mudah berubah sesuai kondisi pada
waktu dan tempat tertentu, dalam arti tidak berlaku umum dalam jangka waktu
yang cukup lama. Apabila kebijaksanaan ini akan diberlakukan untuk jangka waktu
lama dan luas/umum, harus diupayakan untuk diangkat menjadi
keputusan.kebijaksanaan yang merubah suatu keputusan yang seharusnya tidak
terlihat sebagai kebijaksanaan, tetapi tetap sebagai keputusan yang
diberlakukan secara luas dan cenderung berlaku permanen.
Kebijaksanaan dimulai dari adanya
masalah terutama dalam melaksanakan sesuatu
keputusan atau rutinitas, termasuk juga dalam melaksannakan perencanaan
SDM sebagai keputusan. Masalah tersebut harus diagnosis atau diidentifikasi
secar cermat. Dalam mendiagnosiskan masalah perlu dilakukan pengembangan
berbagai masukan dalam bentuk menghimpun pendapat, kreativitas, idea atau
gagasan, dan inisiatif tentang kemungkinan penyelesaiannya dari berbagai pihak
yang terkait dengan masalah yang dihadapi organisasi/perusahaan, khususnya
dalam kegiatan melaksanakan Perencanaan SDM. Di samping itu perlu di pelajari
juga peraturan keputusan lain yang terkait, karena pembuatan kebijakan yang
terbaik bukan untuk menyalahgunakan atau menyelewengkan peraturan yang terkait
dengan masalah yang akan di buat kebijaksanaannya. Diagnose masalah berdasarkan
masukan pendapat, kreativitas, dan inisiatif mengenai peraturan tang berlaku,
pada dasarnya merupakan analisis kualitatif. Analisis untuk pembuatan
kebijaksanaan dapat juga bersifat kuantitatif, jika ternyata pada waktu
pembuatan keputusan atau peraturan sebelumnya data yang digunakan keliru atau
analisis statistiknya tidak relevan. Kekeliruan itu biasa tidak disengaja atau
disebabkan Sistem Informasi SDM di lingkungan suatu organisasi/perusahaan masih
buruk, yang mengakibatkan keputusan tidak dapat diimplikasikan sehingga di
perlukan pembuatan kebijaksanaan.
Analisis atau diagnose masalah
yanh dilakukan cenderung akan menghasilkan beberapa alternatif pemecahan
masalah yang harus di evaluali dengan mempertimbangkan kebaikan atau manfaatnya
dan keburukan atau mudaratnya, jika dilaksanakan. Dari hasil evaluasi harus
harus diperoleh satu diantara alternatif terbaik untuk dijadikan kebijaksanaan
yang pada dasarnya menjadi keputusan baru meskipun dilakukan secara terbatas
atau khusus.
Analisis
yang dipilih sebagai kebijaksanaan tersebut kemudian diperintahkan untuk
dioperasiakan, seharusnya hanya untuk satu kali dan tidak di ulang. Oleh karna
itu apabila kebijaksanaan yang semula hanya untuk menyelesaikan suatu kasus,
namun ternyata setelah dilaksanakan berulang kali menunjukan keberhasilan, maka
sebaiknya ditetapkan menjadi keputusan. Pembuatan kebijakan sangat banyak
kemungkinannya untuk dilakukan dalam melaksanakan operasional bisnis, karena
berhadapan dengan lingkungan bisnis yang mudah berubah. Perencaan sebagai
keputusan yang penting dilingkungan sebuah organisasi adalah Perencanaan
Strategi dan Perencanaan Operasional.
Uaraian-uraian di atas menunjukan
bahwa dalam pengambilan keputusan termasuk dalam Perencanaan SDM, terdapat
sejumlah faktor yang mempengaruhinya. Pengaruh itu antara lain berbentuk
perubahan, perbaikan, penyempurnaan atau pergantian keputusan, baik secara keseluruhan
maupun sebagian keputusan
D. FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI PENGAMBILAN
KEPUTUSAN DALAM PERENCANAAN
Adapun
tujuh faktor yang berpengaruh pada pengambilan keputusan dan pembuatan
kebijaksanaan :
1. Nilai-nilai
2. Kondisi
yang menekan
3. Institus/peraturan
4. Kepribadian
atau inteligensi
5. Kualitas
informasi atau data
6. Pertimbangan
politik
7. Tingkat
kepastian
Faktor-faktor
yang berpengaruh itu dapat bersumber dari dalam diri dan dari luar pengambil
keputusan/pembuat kebijaksanaan yang kerap kali sangat dominan. Dengan kata
lain ketujuh faktor seperti yang telah dikemukakan diatas tidak sama kekuatanya
yang satu dengan yang lain, dalam mempengaruhi pengambilan keputusan atau
pembuat keputusan atau pembuat kebijaksanaan. Oeleh karena itu kerap kali
ditemui satu atau lebih faktor diantara faktor-faktor tersebutyang berpengaruh
sangat dominan, sedang faktor-faktor yang lain kurang dominan. Kondisi seperti
itu tidak terkecuali dapat terjadi pada pelaksanaan pembuatan keputusan yang
disebut perencanaan SDM. faktor-faktor tersebut adalah sbb :
1. Kondisi
yang menekan
Faktor
ini adalah sesuatu tekanan dari luar yang tidak dapat diletakan atau dihindari
oleh pengambil keputusan/pembuat kebijaksanaan, yang mengharuskannya mengambil
keputusan/membuat kebijaksanaan yang berbeda dari keputusan yang semula yang
akan ditetapkannya. Contoh adalah kondidi pasar tenaga kerja yang mengharuskan
keputusan kualifikasi SDM yang dibutuhkan diturunkan, karena tidak ada calon
yang memenuhi persyaratan.
2. Institusi/peraturan
Pengambilan
keputusan atau pembuatan kebijaksanaan dibatasi oleh bidang operasional
organisasi atau perusahaan sebagai institusi yang terikat pada bidang bisnis
masing-masing. Misalnya perusahaan dibidang jasa perhotelan harus membuat
keputusan atau kebijaksanaan tentang kualifikasi SDM dalam perencanaan SDM yang
tidak sama dengan perusahaan farmasi. Demkian juga peraturan dari dalam ataupun
dari luar organisasi/perusahaan. Misalnya peraturan pengupahan dan pembiayaan
(cost) SDM yang disediakan organisasi atau perusahaan untuk upah, sehingga
membatasi jumlah SDM yang diputuskan didalam perencanaan SDM.
3. Kepribadian
dan Inteligensi
Pengaruh
ini bersumber dari dalam diri pengambil keputusan/pembuat kebijaksanaan berupa
faktor kepribadian dan inteligensi, yang tidak dapat direkayasa/dirubah.
Diantaranya berupa sifat-sifat, sikap, cara berfikir sebagai cerminan
kepribadian tenaga perencaan dapat mempengaruhi keputusan dan kebijaksanaan
dalam membuat perencanaan SDM. Misalnya sifat atau kepribadian introver,
cenderung tidak menyenangi masukan dari orang lain seperti manager bidang atau
departemen, sehingga dalam merumuskan kualifikasi akan sangat terbatas, berbeda
dengan yang bersifat/berkepribadian ekstrover yang terbuka dengan orang lain.
Demikian juga dengan yang ceroboh dan tidak teliti, akan berbeda dengan yang
cernat dan teliti dalam memprediksi jumlah SDM yang dibutuhkan.
4. Kualitas
data atau informasi
Faktor
ini sebenarnya sudah banyak dibahas dalam uraian-uraian terdahulu, khususnya
dalam tingkat keakuratan (certainity) dalam spektrum pengambilan keputusan.
Untuk itu uraian berikut ini bermaksud untuk menjelaskan pengaruhnya terhadap
pengambilan keputusan termasuk uga dalam perencanaan SDM. Dengan kata lain
perlu ditekankan kembali bahwa pengambilan keputusan yang akurat tergantung
pada kecukupan dan kelengkapan (kuantitatif) dan ketepatan atau relevansi data
(kualitatif) yang dipergunakan.
5. Tingkat
kepastian (certainity)
Pengambilan
keputusan pada perencanaan SDM sangat dipengaruhi oleh cara/teknik yang
ditempuh yang terdiri dari :
a. Prediksi
kebutuhan (Demand) SDM dilingkungan sebuah organisasi/perusahaan dengan
menggunakan analisis statistik karena tersedia data kuantitatif secara lengkap
yang setelah dianalisis akan mengahasilkan keputusan dengan tingkat
kepastian/keakuratan (certainity) tinggi.
b. Prediksi
kebutuhan (Demand) SDM dilingkungan sebuah organisasi/perusahaan dengan
mempergunakan data kuantitatif yang tida lengkap dan ditunjang informasi
kualitatif, yang menghasilkan keputusan dengan memiliki resiko (risk)
c. Prediksi
kebutuhan (Demand) SDM dilingkungan sebuah organisasi/perusahaan dengan
mempergunakan seluruhnya informasi kualitatif, yang menghasilkan keputasan
dengan tingkat kepastian rendah (uncertainity), sehingga cenderung bersifat
spekulatif
6. Perkembangan
politik
Kondisi
politik nasional (dalam negeri) dan internasional (global), sangat besar
pengaruhnya pada pertumbuhan ekonomi negara dimana sebuah organisasi/perusahaan
melaksanakan operasional bisnis. Pertumbuhan ekonomi stabil karena kondisi
politik stabil merupakan kondisi yang mampu memberikan dukungan pada stabilitas
eksistensi dan bahkan pengembangan organisasi/perusahaan.dalam kondisi seperti
itu berarti perencanaan SDM harus mampu memprediksi kebutuhan (Demand) SDM yang
dibutuhkan dimasa depan. Sebaliknya pertumbuhan ekonomi yang negatif (buruk)
karena kondisi politik yang tidak stabil, akan mempersulit dalam mempertahankan
dan mengembangkan eksistensi organisasi atau perusahaan.
7. Nilai-nilai
Pengambilan
keputusan atau pembuat kebijaksanaan dilingkungan sebuah organisasi/perusahaan
adalah manusia sebagai makhluk normatif yang hidup di dalam dan dengan
nilai-nilai, yang mengatur kehidupannya sebagai makhluk individu dan sosial.
Dalam kodrat sebagai makhluk normatif itu manusia cenderung untuk hidup bersama
didalam masyarakat, antara lain dengan membentuk organisasi atau perusahaan,
sebagai wadah kehidupan bersama dalam kebersamaan. Oleh karena itulah setiap
pengambilan keputusan/pembuat kebijaksanaan terikat paa nilai-nilai yang
berlaku atau diterima, dihormati dan dijadikan pedoman dalam berpikir,bersikap
dan berperilaku sebagai budaya organisasi atau perusahaaan masing-masing.
Kondisi tersebut secara pasti sangat besar pengaruhnya dalam dalam membuat
perencanaan SDM sebagai sebuah keputusan.
Dalam
kenyataan disamping nilai-nilai tersebut diatas, masih terdapat dua nilai yang
besar pengaruhnya dalam pengambilan kepusan dan pembuatan kebijksanaan, kedua
nilai-nilai tersebut adalah:
a. Nilai-nilai
mutlak
nilai-nilai
ini bersumber dari agama (khusnya agama samawi), yang diberitahukan melaui
firman-firman Tuhan YME,yang tidak berubah-ubah dan berlaku mutlak sejak
diturunkan sampai akhir jaman. Nilai-nilai ini bukan bukan hasil ciptaan
manusia dalam menjalani dan menjalankan hidup dan kehidupannya, namun dijadikan
pedoman dalam berpikir, bersikap dan berperilaku, sehingga sangat besar
pengaruhnya kepada para pengambil keputusan termasuk dalam membuat perencanaan
SDM dilingkungan sebuah organisasi/perusahaan.
b. Nilai-nilai
nisbi.
Nilai-nilai
ini disebut juga nilai-nilai filsafat dan nilai-nilai sosial, yang diciptakan
manusia dalam menjalani dan menjalanka hidup dan kehidupanya sebagai makhluk
normatif, mkhluk individual dan makhluk sosial. Nilai-nilai tersebut terdapat
dalam filsafat/pandangan hidup, kebiasanaan, adat istiadat, hukum atau nilai
yuridis formal (perundang-undangan) dll, bahkan juga di dalam peraturan
disiplin/tata tertib sebuah organisasi atau perusahaan.
